Varslingsrutiner for ansatte og frivillige medarbeidere i DELK

Frivillige medarbeidere og ansatte i DELK som blir oppmerksomme på kritikkverdige forhold oppfordres til å varsle etter disse retningslinjene.

1. Formål

Det er viktig at kritikkverdige forhold varsles. DELK ønsker å stimulere til åpenhet og et godt ytringsklima og ønsker at ansatte og frivillige skal kunne ta opp forhold, og saker som vurderes som kritikkverdige, slik at disse kan drøftes og få en god løsning. Formålet med rutinen er å legge til rette for åpenhet og tillit i DELK, samt å gi veiledning til de som ønsker å varsle om kritikkverdige forhold.

2. Definisjoner

Med varsling menes her å si ifra om kritikkverdige forhold i DELK, i samsvar med reglene i Arbeidsmiljøloven (AML) §2 A-1. Ytringer om forhold som er allment kjent, regnes ikke som varsling.
Kritikkverdige forhold er forhold som er brudd på lov, interne regler/retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være forhold som kan medføre fare for liv og helse, mobbing, trakassering, korrupsjon, maktmisbruk, underslag, tyveri, brudd på taushetsplikt, diskriminering, m.m.

3. Rett og plikt til å varsle for ansatte

Ansatte har i Arbeidsmiljøloven §2 A-1 fått en lovfestet rett til å varsle om kritikkverdige forhold. Dette medfører normalt ingen plikt til å varsle. Ansatte i DELK oppfordres likevel til å benytte seg av retten til varsling.
Ansatte har imidlertid plikt til å varsle om kriminelle forhold, trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen og om forhold der liv og helse er i fare.

4. Ledelsesansvaret

Varslingsordningen er en del av ledelsens ansvarsområde. Det er et ledelsesansvar å oppklare de faktiske forhold og iverksette tiltak når kritikkverdige forhold avdekkes ved varsling. Det øverste overordnede ansvaret ligger hos daglig leder, som er tilsynsmannen.

5. Framgangsmåte ved varsling

Varsling skal skje på en forsvarlig måte. Dette betyr at den som varsler, skal ha grunnlag for kritikken og at det skal tas hensyn til saklige interesser. Med saklig interesse menes interesser som har sammenheng med bedriftens aktiviteter og formål.

a) Varsling tjenestevei
Utgangspunktet er at kritikkverdige forhold først skal varsles til nærmeste leder. Dersom varslingen gjelder nærmeste leder, eller man har grunn til å tro at leder er involvert eller ikke gjør noe med saken, bør nærmeste leders overordnede varsles. For frivillige medarbeidere i menighetene er leder i menighetsstyre nærmeste overordnet. For frivillige medarbeidere sentralt er tilsynsmannen nærmeste overordnet. Ved varsling som gjelder tilsynsmannen, så rettes disse til hovedstyrets leder.

b) Varsling utenom tjenestevei
Dersom varsling via tjenestevei ikke antas å være tilstrekkelig, eller man ikke ønsker å varsle på eller egen arbeidsplass/menighet, kan varsleren henvende seg til tillitsvalgte eller verneombud. Ved saker relatert til arbeidsmiljøet, arbeidskonflikter mv. vil som hovedregel varsling til tillitsvalgt eller verneombud være hensiktsmessig dersom varsling via tjenestevei ikke ansees som tilstrekkelig. Oversikt over hvem som er verneombud og tillitsvalgte i DELK ligger nederst på denne siden.

c) Hvordan varsle?
Varsling kan skje via telefon, ved personlig oppmøte, via e-post eller ordinær post. Det er utarbeidet et eget skjema som kan benyttes ved varsling (vedlegg nederst på siden). Det oppfordres til å varsle med fullt navn. Varslers identitet er fortrolig informasjon, men vil som hovedregel omfattes av reglene for partsinnsyn i forhold til den som varselet retter seg mot. Varsling kan også gjøres anonymt. Varsleren vil bli ivaretatt i henhold til Arbeidsmiljøloven (aml) § 2 A-2, som verner mot gjengjeldelse ved varsling.

6. Vern for varsleren mot gjengjeldelse

I henhold til aml. § 2 A-2, er gjengjeldelse mot arbeidstaker som har varslet i samsvar med loven forbudt. Dersom arbeidstakeren legger fram opplysninger som gir grunn til å tro at gjengjeldelse har funnet sted, må arbeidsgiver bevise at gjengjeldelse ikke har skjedd. (Delt bevisbyrde) Enhver ugunstig behandling som kan ses som en følge av og en reaksjon på forsvarlig varsling, skal i utgangspunktet regnes som gjengjeldelse. Eksempler er oppsigelse, suspensjon, avskjed, endringer i arbeidsoppgaver, endringer i lønns- og arbeidsvilkår forøvrig, omplassering, utfrysing m.m., når dette ikke har årsak i andre forhold. Arbeidsgiver har likevel adgang til å komme med motytinger, forutsatt at dette ikke får karakter av gjengjeldelse. Dersom tillitsvalgte eller verneombud mottar opplysninger som gir grunnlag til å anta at ulovlig gjengjeldelse jf. aml § 2 A-2 har funnet sted, skal styret i DELK informeres om dette.

7. Oppfølging av varsling

Alle som mottar varsler, har undersøkelsesplikt. Det betyr at den som mottar varselet, skal følge opp dette og undersøke påstandene grundig. Det skal snarest mulig ryddes opp i eventuelle kritikkverdige forhold. Tilsynsmannen i DELK skal orienteres om alle saker så snart som mulig og kan gi konkrete råd til saker som skal håndteres lokalt. Mottaker av varsel skal alltid undersøke egen habilitet og kompetanse ved oppstart av en sak. Ved tvil, så skal tilsynsmannen kontaktes for råd.
Så lenge man vet hvem som har varslet, skal varsler alltid få tilbakemelding så raskt som mulig om saksgangen og rutinene ved oppfølging av et varsel. Så langt som mulig skal varsleren også få tilbakemelding om hvilket utfall saken har fått. Dersom det viser seg at det etter gjennomførte undersøkelser ikke er avdekket kritikkverdige forhold, skal det også så langt som mulig gis tilbakemelding om dette. Av hensyn til personvern for de varselet gjelder, er det ikke alltid varsleren kan få detaljerte tilbakemeldinger. Melding om kritikkverdige forhold knyttet til navngitte personer er å anse som personopplysninger og skal behandles i tråd med reglene i personopplysningsloven.
Varslinger skal ikke behandles av en person alene. Derfor skal alle varslinger orienteres til tilsynsmannen og dette bør gjøres før man foretar undersøkelser og tar opp saken med involverte personer. Tilsynsmannen vil kunne rådføre seg med hovedstyreleder og visetilsynsmann. Hovedstyreleder vil kunne rådføre seg med leder i personalkomiteen. DELK har en samarbeidsavtale med Virke og vil kunne benytte seg av rådgivning derfra ved behov eller fra andre personer med kompetanse.

8. Prosedyrer ved anklage eller mistanke og seksuelle overgrep eller grenseoverskridende atferd.

Se «Retningslinjer for håndtering av seksuelle krenkelser» som ligger her. Skjema for varsling kan også benyttes ved anklage eller mistanke om seksuelle krenkelser.

9. Ansvar

Tilsynsmannen som daglig leder i DELK er ansvarlig for varslingsrutinene.
Alle med arbeidsgiveransvar i kirkesamfunnet er ansvarlig for at deres ansatte er kjent med varslingsrutinene. Leder i menighetsstyrene er ansvarlig for at frivillige medarbeidere er kjent med varslingsrutinene.
Alle ansatte er ansvarlig for å kjenne til og følge varslingsrutinene.

Varsling kan sendes per epost til varsling@delk.no eller sendes per post til Døvikveien 2, 3176 Undrumsdal. Varsling kan også gjøres direkte til tilsynsmannen, verneombud eller tillitsvalgte i DELK.