Administrativ ledelse

Notat fra styremøte 28.11.2023

Påmeldingsavgift:

• Early bird kr 400 frem til 31. januar 2024
• Pris etter early bird kr 550.
• Gi info om mulighet for deltakere å slippe påmeldingsavgiften hvis familien ikke har økonomi til det.
• Det bør avklares med lokalmenighetene om de ønsker å sponse deres deltakere på fast basis fremover.
• Det er ønskelig med en DELK Ung-gave ved ankomst. Teppe, håndkle, bøff, nøkkelholder eller annet. Høye og Benjamin følger opp.

Søke støtte Frifond for 2023 – Høye gjennomfører søknaden og sender ut SMS til alle deltakere og foreldre om å betale inn en frivillig kontingent.

Vi setter et foreløpig tak på 120 deltakere på arrangementet, og så vurderer vi nærmere om det kan åpnes for flere som f.eks. ikke overnatter.

 

Notat skrevet av Høye, 22. november 2023

 

Påmeldinger

• Tidlig påmelding er bra.
  • Gjerne et halvt år i forveien. Vi startet påmeldinger cirka 4 måneder før, og vi oppfordret alle til å melde seg på tidlig. Det gjorde mange, og det gav nok gode ringvirkninger.
• SMS-system
  • SMS-er via fro.no (https://login.pling.as/pling/login) som gjorde det veldig lett å sende ut mange meldinger til enkelte grupper av deltakere. Både fjorårets deltakere og deres foreldre fikk sms-er om å melde seg på. Fikk ingen negative tilbakemeldinger på at vi pushet for mye. Det virket som at en til en oppfølging mot enkelte foreldre, gjorde at de fikk hjulpet sine ungdommer til å gjøre en beslutning om å bli med. Det bør vi fortsette med. Nå som vi har eget telefonnummer til DELK Ung, så bør vi vurdere å sende ut disse sms-ene fra dette telefonnummeret. Men det innebærer et abonnement hos Fro.no.
• Early birdpriser
  • For å få tidlige påmeldinger som gir positive ringvirkninger, ønsker vi å innføre Early bird-prising.
• Betaling ved påmelding
  • Vi tok ikke betaling ved påmelding. Dette kan ha ført til at noen påmeldte ikke dukket opp, men tallet på no-show var mindre enn 5%. Ved å innføre betaling ved påmelding, så risikerer vi at noen vegrer seg for å melde seg på. Når vi likevel fremover ønsker å ta betaling allerede ved påmelding, så er det både for å sikre oss at deltakeren faktisk kommer – og at vi slipper litt arbeid ved innregistreringen/ankomst.
• Angrerett ved påmelding
  • Vi ønsker å få frem at deltakerne kan angre påmelding helt frem til mandagen før IW starter, altså når siste påmeldingsfrist løper ut. Betalingsløsningen har ikke nødvendigvis en refusjonsløsning, så en eventuell refusjon vil da normalt skje via Vipps.
• Markedsføring i alle sosiale kanaler – fungerte bra!
  • Facebook-gruppene for menighetene, for ungdomsarbeidene
  • Instagram for DELK Ung
  • Solide nettsider med fyldig informasjon
  • SMS til deltakere om å få med venner også. Sms til tidligere års deltakere, og foreldrene deres.

 

Rekruttering av medarbeidere

Det var svært lett å få positiv respons fra mange medarbeidere. Stort sett var det slik at de vi spurte om hjelp, faktisk ville bidra – med unntak av om de var syke eller skikkelig opptatt akkurat da. I praksis tok Benjamin og Høye seg av rekrutteringsarbeidet, og vi rekrutterte medarbeidere fra hovedsakelig Sandefjord og Oslo. Men vi mener at lokalmenigheten skal og bør involveres langt mer. Derfor har vi nå laget disse ressurssidene for medarbeidere, kanskje særlig for å definere det vi mener bør være lokalmenighetens ansvarsområder fremover.

Vi tror de eldste ungdommene (Følg meg-gjengen og de rundt der), bør få ansvar på et nivå fremover. Eksempler kan være å drifte kafe (fra A til Å), hjelpe til med lys og lyd, rigging, rydding, kampledelse osv. Vi tenker å involvere rundt 20 ungdommer med klart definerte ansvarsoppgaver ved neste IW. Disse bør da møte på lokasjonen fredagen i IW-helgen for å legge til rette, ha medarbeidermøte og ikke minst ha sosialt fellesskap.

 

Økonomi

Alle utlegg ble gjort av den enkelte og sendt til Høye for refusjon. Høye samlet så opp alle utlegg for en samlet refusjon fra DELK, sammen med et prosjektregnskap. Regnskapet viste at vi fikk et lite overskudd på rundt kr 4000, men det kan komme et par mindre regninger til i ettertid. Vi har gunstig lave kostnader, og vi mener at i normalsituasjon vil fremtidige kostnader være noe høyere enn i dag. Vi har basert økonomien fullt og helt på påmeldingsavgifter. Dersom ikke vi skal ha andre finansieringskilder, så mener jeg derfor at påmeldingsavgiftene må økes noe. Det kan da være fornuftig å sette Early bird til kr 400, og så øke til eksempelvis 500 eller 600. Mulig å vurdere medlemsskapsavgift i tillegg, med tanke på å søke om Frifondsmidler.

Vi kan også tenke oss å søke lokalmenighetene om bidrag pr ungdom som deltar fra lokalmenighet, med for eksempel kr 100 pr deltaker.

 

Frifond

Vi bør søke om midler fra Frifond, ved at vi innfører medlemskap i DELK Ung Volley. Det kan generere betydelige inntekter.